Arbeitszeiterfassung in der Schweiz und die gesetzlichen Pflichten

In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung nicht nur eine formale Verpflichtung für Arbeitgebende, sondern auch ein wesentliches Instrument zum Schutz der angestellten Person und zur Steigerung der betrieblichen Effizienz. Laut dem Schweizer Arbeitsgesetz müssen Arbeitgebende ein System implementieren, das die Arbeitszeit der Angestellten genau erfasst. Dieser Beitrag erklärt, was Arbeitszeiterfassung bedeutet, welche Vorschriften gelten und wie Unternehmen diese Vorschriften einhalten können.

Die Grundlagen der Arbeitszeiterfassung

Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten ist in der Schweiz für alle Unternehmen verpflichtend. Das Arbeitsgesetz regelt die Arbeits- und Ruhezeit der Angestellten und ist sowohl von Arbeitgebenden wie angestellten Personen einzuhalten. Dies dient zum einem dem Schutz der Arbeitnehmenden vor übermässigen Arbeitszeiten und stellt sicher, dass sie für ihre gesamte Arbeitszeit angemessen entlohnt werden. Zudem ermöglicht eine exakte Zeiterfassung den Unternehmen, die Produktivität zu analysieren und zu verbessern.

Gesetzliche Rahmenbedingungen in der Schweiz

In der Schweiz ist die Dokumentation der Arbeitszeiten detailliert im Arbeitsgesetz festgelegt. Dies beinhaltet reguläre Arbeitszeiten, Überstunden sowie Ruhezeiten und Pausen. Arbeitgebende müssen also in der Lage sein, tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten einschliesslich Überzeiten sowie gewährte Ruhezeiten und die Pausen von einer halben Stunde oder länger zu dokumentieren. Diese Regelungen gelten unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice, es sei denn, im Arbeitsvertrag ist anderes vereinbart.  

Eine unzureichende Arbeitszeiterfassung kann zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen, einschliesslich Bussgeldern und Betriebsschliessung.

Ausnahmen von der Erfassungspflicht

Während die meisten Angestellten verpflichtet sind, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, gibt es bestimmte Gruppen, die von dieser Pflicht befreit sind. Dazu gehören unter anderem leitende Angestellte mit einem Jahresgehalt über über CHF 120'000. Diese Regelungen sollen die Flexibilität in Positionen mit hoher Verantwortung und unkonventionellen Arbeitszeiten gewährleisten.

‍Was zählt als Arbeitszeit?

Arbeitszeit ist die Zeit, in der die angestellte Person dem Unternehmen zur Verfügung steht. Der Weg zur und von der Arbeit zählt nicht als Arbeitszeit. Neben der eigentlichen Arbeitszeit müssen die Unternehmen auch die Zeit für Sonderaufgaben, Dienstreisen oder Bereitschaftsdienst berücksichtigen. Zur Arbeitszeit gehören also auch reine Anwesenheitszeiten, Umkleiden im Betrieb sowie Vor- oder Nachbereitungsarbeiten zum eigentlichen Auftrag.

Best Practices für die Arbeitszeiterfassung

Grundsätzlich sind die Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Die Aufzeichnung kann aber auch an die Beschäftigten delegiert werden. Die folgenden Punkte müssen in die Arbeitszeiterfassung aufgenommen werden:

• Detaillierte Verzeichnisse führen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zeiterfassungssysteme in der Lage sind, alle notwendigen Informationen aufzunehmen. Dazu gehören die Personalien der angestellten Person, die Art ihrer Beschäftigung, Ein- und Austrittsdaten, sowie detaillierte Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit – inklusive regulärer, Ausgleichs- und Überstunden.
• Ruhezeiten und Pausen dokumentieren: Es ist wichtig, nicht nur die Arbeitsstunden, sondern auch die Ruhe- und Pausenzeiten genau zu erfassen. Dies schliesst die Dokumentation der wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage ein, sofern sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen, sowie die exakte Lage und Dauer der Pausen.
• Besondere Arbeitszeitregelungen beachten: Erfassen Sie alle betrieblichen Abweichungen von der normalen Arbeitszeit und stellen Sie sicher, dass Regelungen über Zeitzuschläge korrekt angewendet werden.
• Gesundheit und Sicherheit berücksichtigen: Halten Sie die Ergebnisse aller medizinischen Untersuchungen im Zusammenhang mit Nachtarbeit oder Mutterschaft fest. Dokumentieren Sie auch alle relevanten Risikobeurteilungen und die darauf basierenden betrieblichen Massnahmen.
• Aufbewahrung und Zugänglichkeit gewährleisten: Bewahren Sie alle Verzeichnisse und Unterlagen gemäss den gesetzlichen Vorgaben für mindestens fünf Jahre auf. Stellen Sie zudem sicher, dass die Aufsichtsorgane bei Bedarf Zugang zu den benötigten Informationen haben.

Fazit

Eine gut durchgeführte Arbeitszeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile: Sie hilft, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten, verbessert die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeitenden und steigert die Gesamteffizienz des Unternehmens. Investieren Sie Zeit und Ressourcen, um ein effektives Zeiterfassungssystem einzurichten und zu pflegen. ADMIA bietet eine solche Lösung, die speziell darauf ausgelegt ist, den Anforderungen des Schweizer Arbeitsrechts zu entsprechen. Mit ADMIA Chrono können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Daten präzise erfasst und effizient verwaltet werden, um sowohl die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen als auch den Arbeitsalltag für Sie und Ihre Mitarbeitende zu vereinfachen.